Ook ROC Noorderpoort heeft het roer om moeten gooien i.v.m. de coronacrisis. Als eerste een crisisteam opgericht, experts vrij gemaakt en de koers bepaald. De opdracht is “Hoe kunnen we zo snel mogelijk het onderwijs voortzetten zonder alles te veranderen?”. Het Sleutelwoord is standaardisatie!

Woensdag 11 maart concreet aan de slag. Plannen maken, trainingen uitzetten voor medewerkers om online les te kunnen geven of online te kunnen vergaderen met collega’s.

Aangezien het uitgangspunt is om zoveel mogelijk te blijven doen wat we altijd al deden, is zowel het lesrooster als de absentieregistratie de kapstok geweest waaraan we de nieuwe situatie gingen hangen. Lessen gaan ‘gewoon’ door, de lesstof wordt niet anders. De belangrijkste twee veranderingen zijn een virtuele ruimte i.p.v. een leslokaal en de invulling van praktijkvakken die anders moeten worden georganiseerd. Ook de stages zijn daar een belangrijk onderdeel van.
Er is voor gekozen om in het roosterpakket lokalen te vervangen door een Skype-vergaderlink van de docent. Docenten leveren aan de roostermakers een persoonlijke link. De instructie naar de student blijft dan: ‘Kijk in je rooster wanneer je les hebt en ga naar de online ruimte”. Door op deze manier te werken heeft de student en de docent de vertrouwde informatie over hun rooster en blijven de presentielijsten gewoon beschikbaar en kan daarmee de absentieregistratie normaal plaatsvinden.

Het onderwijs moet natuurlijk ingericht worden op digitaal lessen aanbieden, innemen en beoordelen. Binnen Noorderpoort werd al voor bijna 50% van een elektronische leeromgeving gebruik gemaakt. De teams die hier nog niet of niet voldoende mee hebben gewerkt kregen scholing. Ook is op 2 niveaus scholing voor Skype aangeboden. De basis leert hoe de knoppen werkt en de verdieping gaat vooral in op de didactiek en de functionaliteiten die je daarbij kan inzetten. Denk bv. aan Whiteboard in Skype. De keuze Skype in plaats van MS Teams is bewust gemaakt. Dit heeft te maken met het feit dat de meeste medewerkers weinig te geen ervaring hebben met communiceren binnen Teams. Skype wordt al jaren mee gewerkt en was daardoor eenvoudiger in te zetten. Achteraf een goede keuze gezien de performance problemen die Microsoft had (heeft) met MS Teams.

Om een indruk te geven in cijfer wat we in een paar dagen hebben neergezet:

• We zaten met zijn allen op de Noorderportal zonder performanceproblemen, de Noorderportal doet wat hij moet doen. Ten opzichte van ‘normale weken’ waren we 30% meer aanwezig.
• 806 digitale lessen gaven we op donderdag 19 maart, daar waren we bij elkaar opgeteld zo’n 1000 uur zoet mee.
• Zaten er studenten in die 806 lessen? Ja, 14.000 keer zijn er lessen bezocht.
• Van de 14.000 keer kwam ‘s morgens 83% soepel het online lokaal binnen, in de middag was dat zelfs 99%
• Hoe begonnen we ook al weer? We organiseerden digitale lessen voor docenten. Zo’n 1277 keer zaten er docenten in de les. Allemaal om zich voor te bereiden op de dag van de eerste les. De gemiddelde leswaardering steeg naar 7,7
• Inmiddels meer dan 230 trainingen aangeboden en gegeven om de medewerkers ‘slagvaardig’ te maken. Bijna alle trainingen zaten vol.
• Bereiken we al onze collega’s en studenten met onze communicatie-inspanningen? Uit de cijfers blijkt van wel: berichten op Actueel worden goed gelezen, ook door studenten.

We zijn nu ruim een week verder en komende maandag (30/03) verwachten we de honderdduizendste online lesbezoeker. Een digitale campus in no-time uit de grond gestampt maar wel met een degelijk fundament. Een topprestatie waar 1600 medewerkers en 14000 studenten hun steentje aan hebben bijgedragen en waar we trots op zijn.

‘Hoe kun je bevorderen dat mensen in bedrijven digitaal beter met elkaar samenwerken? Wat is er voor nodig om mensen zo ver te krijgen dat ze gebruik gaan maken van de vele nieuwe technische mogelijkheden om samen te werken?’ Dat zijn enkele van de vele vragen waar leden van de Kennisgroep Digitaal Samenwerken van Samenwerking Noord zich over buigen. Enthousiast voorzitter van deze Kennisgroep is Harry Roor, verbonden aan het Noorderpoort in Groningen.

‘Er is de afgelopen jaren technisch zeer veel mogelijk geworden wat betreft Digitaal Samenwerken. Maar veel medewerkers in bedrijven komen niet veel verder dan samen te werken binnen een document. In onze Kennisgroep houden we ons enerzijds bezig met de vraag wát er technisch allemaal mogelijk is. Maar anderzijds ook met de vraag wat we moeten doen om er voor te zorgen dat mensen ook daadwerkelijk van de nieuwe mogelijkheden gebruik gaan maken’, zo vertelt hij.

De Kennisgroep Digitaal Samenwerken heeft actieve en gemotiveerde leden. Het streven is om zes sessies per jaar te houden. In totaal telt de groep circa vijfentwintig leden, maar per bijeenkomst komen er zo’n vijftien mensen. De belangstelling was dit afgelopen jaar iets groter dan het jaar er voor. ‘Mijn ervaring is dat als je maar zorgt voor een goed programma, het aantal deelnemers vanzelf groeit. Veel van onze leden zien de waarde van de sessies, want bedrijven en instellingen kunnen er enorm van profiteren wanneer de digitale samenwerking beter verloopt’, zo zegt Harry Roor.

Roor is al 24 jaar verbonden aan Noorderpoort en was daar in de meest uiteenlopende (onderwijs-)functies werkzaam. Dat heeft ook te maken met zijn belangstelling: hij wil zichzelf voortdurend blijven ontwikkelen en kennis vergaren, en kon daardoor uiteenlopende vakken doceren: van Nederlands tot wiskunde en informatica.

Binnen de school was hij ook actief met het ontwikkelen van een registratiesysteem. Misschien was het vanwege al deze kennis en kunde dat hij in 2011 door de school werd gevraagd om naar de bijeenkomsten van Samenwerking Noord te gaan. Aangezien hij vindt dat wie “a” zegt ook “b” moet zeggen, besloot hij om aan het verzoek te voldoen, maar dan ook altijd aanwezig te zijn. En sindsdien heeft hij nooit een bijeenkomst van Samenwerking Noord gemist. Twee jaar geleden werd hij gevraagd voorzitter te worden van de Kennisgroep Share Pint (Digitaal Samenwerken), als opvolger van Peter Mason.

‘Ik vind Digitale Samenwerking echt een prachtig onderwerp. Wat ik belangrijk vind is dat het een thema is dat je van alle kanten moet benaderen. Het is namelijk niet alleen een kwestie van techniek, maar je moet ook nadenken over gedrags- en cultuurverandering. Daarom is kennis vergaren over het gedrag van mensen ook heel erg belangrijk: wat is er voor nodig om mensen mee te krijgen naar een andere manier van samenwerken, en wat is dan het beste middel?’.

Harry Roor zegt dat hij voorzitter is geworden omdat er nu eenmaal íemand moet zijn om de kar te trekken, uit een soort plichts- en verantwoordelijkheidsgevoel. ‘Maar ik moet zeggen: ik vind het ook wel heel erg leuk om te doen. Het is boeiend om na te denken over de vraag hoe je de samenwerking kunt bevorderen. Want wat het zo lastig maakt is dat mensen gewoontedieren zijn. Ze hebben een bepaalde vaardigheid, maar dat kan ook een rem zijn. Ze moeten niet alleen iets nieuws léren, maar ook iets áfleren. En als je dat gedrag wilt veranderen moet je de mensen ook weer niet tegen je in het harnas jagen!’

Voor 2020 heeft hij de ambitie om opnieuw actuele onderwerpen aan de orde te stellen tijdens de sessies. ‘We proberen écht zinvolle bijeenkomsten te organiseren. Liever dat tien mensen na afloop blij naar huis gaan, dan dat je drukkere bijeenkomsten organiseert waar mensen achteraf minder blij mee zijn’.

Harry Roor is best een beetje trots op het feit dat de Kennisgroep kennelijk in een behoefte voorziet, en dat de sessies constant worden bezocht. Wanneer mensen verhinderd zijn, vragen ze vaak een collega uit het eigen bedrijf om hen te vervangen. ‘Er is waardering voor onze onderwerpen over kennis delen en kennis halen, en uit die waardering, daar haal ik veel voldoening uit’.

Voorlopig zal de Kennisgroep nog wel blijven bestaan, want de ontwikkelingen blijven continu doorgaan. Ook wat betreft het gebruik maken van big data dient zich een onderwerp aan waar vast en zeker nog menig kennis-sessie aan gewijd zal kunnen worden.

Na twee jaar voortrekker van de kennisgroep Sharepoint te zijn geweest, geeft Ans Timmerman (Gemeente Assen) het stokje door aan Peter Masson (Gemeente Groningen). ‘Ik hoop dat we de kennisgroep kunnen door ontwikkelen naar een samenwerkingsgroep op gebied van Sharepoint’, zegt Peter.

Twee jaar geleden werd de kennisgroep Sharepoint opgericht en sindsdien geven verschillende aangesloten organisaties presentaties over de manier waarop zij Sharepoint gebruiken en hun eindproduct inzetten. De leden van de groep wisselen ervaringen uit en achteraf kunnen hier vragen over worden gesteld. Afgelopen bijeenkomst, eind oktober, was het aan de Hanze Hogeschool om een presentatie te geven aan de zeventien aanwezige partijen.

Ans Timmerman (Gemeente Assen) nam tijdens deze bijeenkomst afscheid als voortrekker van de groep. Ze kijkt terug op een ‘mooie twee jaar’. ‘We gingen met een grote groep van start, en daarna kenden we wat betreft opkomst een dipje’, vertelt ze. ‘Maar inmiddels zitten we weer op de goede weg!’ Ans denkt dat dit dipje vooral kwam omdat in het begin vooral kennis werd gedeeld in plaats van uitgewisseld. ‘Op dat moment werkten namelijk nog maar een paar organisaties met Sharepoint.’

Peter Masson van de Gemeente Groningen ziet er naar uit Ans’ rol over te nemen. ‘Ik hoop dat ik de weg die is ingeslagen door Ans voort kan zetten.’ Verder hoopt hij te bereiken dat de groep meer gaat samenwerken. ‘Bijvoorbeeld door een aantal mensen om tafel te zetten die vragen rondom Sharepoint proberen te beantwoorden en dit terug koppelen naar de groep.’

Daarbij is het van belang dat de leden van de kennisgroep Sharepoint een actieve rol willen en kunnen spelen. ‘Het valt of staat eigenlijk met inzet’, denkt Ans. Daar is nieuwe voortrekker Peter het mee eens. ‘Op die manier kunnen we informatie delen en een mooie manier van samenwerken realiseren.’

Interesse?
Heeft u ook interesse om bij de Kennisgroep Sharepoint aanwezig te zijn? Neem contact op met Peter Masson, peter.masson@groningen.nl