Terugblik Best Practice Regie & Outsourcing

Woensdag 24 juni 2015 Theater Muzeval in Emmen
Organisatie door Samenwerking Noord samen met de gemeenten Emmen , Leeuwarden en Groningen

Sprekers:
Rik Maes, hoogleraar informatiemanagement
Frank Willems, lector onderzoeker Hanzehogeschool
Daniëlle Voorma, gemeente Emmen
Aaldert van Lingen, gemeente Groningen
Martin Rasker, gemeente Leeuwarden

“Regie & outsourcing en dan…. Samenwerken”.
Alle organisaties hebben er mee te maken. Maar hoe doe je dat, samenwerken in complexe wisselende relaties, in een tijd waarin grenzen wegvallen?. In een prachtige zaal in het theater Muzeval, vol met een enthousiaste groep mensen,  deed  Rik Maes de eerste aftrap.

Hij heeft een heel duidelijke boodschap. “We moeten stoppen met de regievoering vanuit het kantoor en inhoudsloze rituelen”  Als je op tijd komt maar de patiënt is overleden, dan schiet je je doel voorbij, aldus Rik Maes. Het publiek wordt op een mooie en vriendelijke manier een spiegel voorgehouden Doe ik de juiste dingen? In hoeverre draag ik mijn steentje bij en denken anderen daar ook zo over?  En als meest belangrijke  ‘hoeveel hoofdzonden heb ik begaan’? Stel jezelf deze vragen en stap op de mensen af om te vragen wat ze willen  en kijk hoe de wereld eruit ziet, luidt het advies van Rik Maes

Zelforganisatie en gemeenschappelijke doelen
Een goede manier van samenwerking en regievoering is, volgens Frank Willems, hoe paradoxaal het ook klinkt, zelforganisatie. Laat iedereen elke dag inzichtelijk maken wat hij allemaal doet en waar hij tegenaan loopt en laat iedereen daarbij zelf de verantwoordelijkheid nemen. De Nederlandse Olympische zeilploeg, die hij volgde voor zijn onderzoek, doet dat ook. Het samenwerken bij hen gaat eigenlijk vanzelf .’Zolang men maar het gemeenschappelijk doel voor ogen houdt en de juiste mensen bij elkaar zet. Je kunt zoveel van elkaar leren!’ Zelforganisatie en goed samenwerken in een team kan binnen de bedrijfswereld ook prima,   aldus Frank. De prachtige beelden die hij laat zien van de Olympische Zeilploeg spreken al voor zich.

De praktijkcasussen

Samenwerken binnen de gemeenten
Samenwerken binnen de gemeenten kan enorme voordelen opleveren.  Maar toch is het niet allemaal goud wat er blinkt zo blijkt uit de praktijkcasussen van de verschillende gemeenten.

De gemeente Emmen werkt nu met volle tevredenheid samen met de gemeenten Borger, Odoorn en Coevorden. BOCE . Maar om te komen tot  één gezamenlijke ICT omgeving heeft natuurlijk wel wat meer voeten in aarde.  Zij hebben de samenwerking opgebouwd vanuit, de “harde” de echte ICT omgeving. Het integreren van systemen, het in elkaar vlechten van de bedrijfsprocessen is niet eenvoudig. Maar door brede inventarisatie van de ICT behoeften en tegelijkertijd een efficiency slag erover heen, komen de gemeenten BOCE in kleine stapjes tot één gezamenlijk ICT fundament.

De gemeente Groningen heeft een volledig andere aanpak. Vanuit een politiek gedreven besluit is er gekozen voor outsourcing van de Informatisering en Automatisering afdeling. Het outsourcen moet flinke besparingen opleveren en de I & A zal worden verdeeld over verschillende marktpartijen. Aaldert van Lingen praat over de bestuurlijke doelen, het maximaal outsourcen  met behoud van continuïteit waarbij het ‘innovatief vermogen’ en ‘flexibiliteit ‘ (de kernbegrippen in zijn presentatie) helder gedefinieerd en meetbaar moeten zijn.  Echter de impact die het outsourcen heeft op de 145 medewerkers van de afdeling is enorm, welke sourcingvorm er ook gekozen wordt.  De besluitvorming over de sourcingvorm zal plaatsvinden in het derde en vierde kwartaal van 2015. Het lastige van deze aanpak is dat de oude werkvorm netjes moet worden afgebouwd en de nieuwe werkvorm tegelijkertijd moet worden opgebouwd.

De samenwerking in Noord Friesland  is opgebouwd vanuit een paar duidelijke uitgangspunten: Het harmoniseren van applicaties en  processen, het samenwerken tussen klant en leverancier en dit vanuit een duidelijke governance structuur. De spreker laat een paar mooie plaatjes zien, maar de werkelijkheid is robuust. Bij de gemeenten in Noord-Friesland is nu een laatste slag gemaakt. Per functionele eenheid is gekeken naar harmonisatie van de applicaties en processen.  In de praktijk betekent dat ‘eerst de boel bij elkaar zetten en dan harmoniseren’ De basis staat en steeds meer gemeenten willen samenwerken. Samenwerken betekent dat je allemaal iets toegeeft en dezelfde mindset krijg aldus Martin. Bij de Noord-Friese gemeenten is dat in zijn woorden “aardig gelukt”.

Het seminar Regie en Outsourcen en dan …. Samenwerken  was een groot succes en gaf de ruim 80 aanwezigen veel  stof tot nadenken.

Presentaties

Bekijk hier de presentatie van Rik Maes

Bekijk hier de presentatie van de Gemeente Leeuwarden

Bekijk hier de presentatie van de Gemeente Emmen

Bekijk hier de presentatie van de Gemeente Groningen